Selbstabrechnung der Heizkosten: Einwände, die ich immer wieder höre – und warum sie heute nicht mehr stimmen

Das ist der Einwand, den ich am häufigsten höre. Niemand will Mitarbeitende in jede Liegenschaft schicken, um Zähler abzulesen, Werte in Tabellen zu übertragen und Verteilerschlüssel von Hand zu berechnen. So ähnlich sah die Selbstabrechnung noch vor zehn Jahren aus. Mittlerweile ist der Prozess jedoch viel einfacher.

Mit der passenden Abrechnungssoftware lässt sich der Prozess heute weitgehend automatisieren: Zähler können aus der Ferne ausgelesen werden, die Verbrauchsdaten fließen direkt in die eigene Software und werden auf Plausibilität geprüft. Leistungsfähige Lösungen übernehmen anschließend die Kostenverteilung nach Heizkostenverordnung, die CO₂-Anteile, die Zuordnung von Nutzerwechseln, die Pflichtangaben und den Jahresvergleich. Am Ende steht eine Abrechnung, die nur noch geprüft und freigegeben werden muss.

Hausverwaltungen haben zwar einen einmaligen Umstellungsaufwand, aber wenn der Prozess einmal steht, erleichtert er die Heizkostenabrechnung erheblich.

Was wegfällt, ist vor allem der Koordinationsaufwand mit externen Dienstleistern. Für eine kleine Korrektur oder eine schnelle Auskunft muss man dann nicht mehr beim Messdienstleister anfragen. Die nötigen Daten stehen im eigenen System und lassen sich dort direkt einsehen und anpassen.

Dieser Einwand stammt aus einer Zeit, in der Abrechnungssoftware mit hohen einmaligen Lizenzgebühren verbunden war. Bei solchen Lösungen rechnet sich die Investition tatsächlich erst, wenn sie sich auf genügend Einheiten verteilt. Bei Anbietern wie Conlivo werden Software und Gateway hingegen pro Einheit abgerechnet. Das bedeutet: Der Betrag ist damit immer derselbe, egal ob eine Verwaltung 10 oder 1.000 Einheiten betreut. Die Marge pro Einheit bleibt konstant.

Finanziell rechnet sich die Selbstabrechnung damit auch für kleinere Portfolios. Schon bei wenigen Einheiten können Hausverwaltungen pro Einheit deutlich mehr verdienen, als Software und Gateway kosten. Auch der Umstellungsaufwand bleibt überschaubar. Conlivo bietet beispielsweise auch einen kostenlosen Wechsel-Service an, der den Umstieg zur Selbstabrechnung besonders einfach macht.

Überraschenderweise spielt der Hinzuverdienst in den Gesprächen, die ich mit Hausverwaltungen führe, aber meist eine kleinere Rolle, als man denken würde. Ausschlaggebend für den Wechsel zur Selbstabrechnung ist vor allem der Effizienzgewinn im Alltag: weniger Koordination mit externen Dienstleistern, kürzere Wege bei Rückfragen, alle Daten an einem Ort. Das gibt im Tagesgeschäft meist den Ausschlag.

Diesen Einwand weise ich entschieden zurück. Mit der richtigen Software lässt sich die Heizkostenabrechnung regelbasiert und rechtskonform erstellen. Bei Conlivo werden im Hintergrund beispielsweise verschiedene Plausibilitäts-Checks durchgeführt und die Hausverwaltungen automatisch darauf hingewiesen, wenn die Heizkostenabrechnung Auffälligkeiten aufweist.

Dazu gehören unter anderem: die Plausibilisierung der Verbrauchswerte, Schätzwerte bei fehlenden Ablesungen, die anteilige Berücksichtigung von Nutzerwechseln, der Verteilerschlüssel nach Heizkostenverordnung, die CO₂-Aufteilung nach Gebäudeklasse, der Jahresvergleich, die Pflichtangaben sowie die korrekte Behandlung von Leerständen und gemischt genutzten Einheiten.

Was früher als absolutes Spezialwissen beim Messdienstleister lag, läuft hier mit jeder Abrechnung im Hintergrund mit. Stammdaten, Belege, Nutzerwechsel können direkt im eigenen System gepflegt werden. Eine Korrektur ist mit wenigen Klicks erledigt, ganz ohne lange Wartezeiten oder versteckte Zusatzkosten.

Das haben die Hausverwaltungen selbst in der Hand. Wer die Kapazitäten hat, kann sich auch komplett unabhängig von externen Messdienstleistern machen. In der Praxis entscheiden sich allerdings die wenigsten dafür. Es gibt ja auch gute Gründe dafür, mit externen Messdienstleistern zusammenzuarbeiten. Manche Hausverwaltungen sind sicher ganz froh, bestimmte Dienstleistungen auslagern zu können.

In der Regel betrifft ein Wechsel in die Selbstabrechnung ausschließlich den Dienstleistungsvertrag mit dem Messdienstleister über die Erstellung der Heizkostenabrechnung. Der Gerätemietvertrag für die verbauten Zähler kann unverändert weiterlaufen. Das vereinfacht den Übergang erheblich.

Früher sah das noch anders aus. Ein Wechsel zur Selbstabrechnung war damals kaum möglich, ohne gleichzeitig alle Zähler auszutauschen. Die novellierte Heizkostenverordnung von 2021 hat dem jedoch einen Riegel vorgeschoben: Seit dem 1. Dezember 2022 müssen alle neu verbauten Zähler technisch offen und herstellerunabhängig auslesbar sein.

Der Gesetzgeber hat den Hausverwaltungen damit die Tür zur Selbstabrechnung weit geöffnet. Weil die Zähler nun über offene Schnittstellen verfügen müssen, können die Daten nun über ein Gateway, also ein kleines Empfangsgerät in der Liegenschaft, direkt ausgelesen und ganz unabhängig vom Hersteller in die Software der Hausverwaltung übertragen werden. Wo noch ältere, geschlossene Geräte verbaut sind, ist ein einmaliger Austausch nötig, doch das ist bis zum 31. Dezember 2026 ohnehin notwendig, da bis dahin die gesetzlichen Übergangsfristen ablaufen.

Ja, das stimmt. Aber die Fragen landen ohnehin schon bei den Hausverwaltungen. Wer eine Frage zur Heizkostenabrechnung hat, ruft in der Regel zuerst die Verwaltung an, nicht den Messdienstleister.

Im klassischen Abrechnungsmodell beginnt damit die Stille Post: Die Verwaltung leitet die Anfrage weiter, wartet auf die Rückmeldung vom Messdienstleister und leitet die Antwort dann weiter. Die Antwortzeiten fallen dabei mal kürzer, mal länger aus. Änderungen und Korrekturen werden so zu einem komplizierten Prozess. Wer Pech hat, bekommt es auf Seiten des Dienstleisters für jede Anfrage mit einem anderen Ansprechpartner zu tun oder darf sich gleich mit anonymen Service-Formularen und Chatbots herumschlagen.

Wer die Heizkostenabrechnung hingegen mit der entsprechenden Software selbst erstellt, spart sich diesen ganzen Koordinationsaufwand. Alle Daten liegen im eigenen System. Die benötigten Informationen lassen sich schnell nachschlagen, Änderungen direkt vornehmen, Rückfragen selbst beantworten. Wundert sich etwa ein Mieter über ungewöhnlich hohe Verbräuche in einem bestimmten Monat, genügt ein Klick in die Software: Die Verwaltung prüft die Zählerwerte des Monats und kann die Frage direkt beantworten, ganz ohne Umweg über den Messdienstleister.

Ich sehe das so: Wenn Hausverwaltungen ohnehin für die meisten Fragen zur Heizkostenabrechnung der erste Ansprechpartner sind, sollten sie sich auch für die Erstellung der Heizkostenabrechnung bezahlen lassen.

Dieser Einwand trifft nur zu, wenn man die Heizkostenabrechnung noch von Hand erstellt, ohne entsprechende Abrechnungssoftware. In der Praxis nimmt einem die Software jedoch den Großteil der Arbeit ab.

Fest steht: Die gesetzlichen Anforderungen an die Heizkostenabrechnung sind in den letzten Jahren tatsächlich gewachsen. Seit 2022 müssen Vermieter beispielsweise ihre Mieter jeden Monat über den aktuellen Heizenergieverbrauch informieren, die sogenannte unterjährige Verbrauchsinformation (uVI).

Hinzu kommen neue Vorgaben zur CO₂-Kostenaufteilung zwischen Vermieter und Mieter, detailliertere Pflichtangaben auf der Jahresabrechnung und ein verpflichtender Vorjahresvergleich. Gute Abrechnungslösungen bilden all diese Vorgaben automatisch ab.

Bei Conlivo kann die monatliche Verbrauchsinformation zum Beispiel automatisch erstellt und versendet werden. Auch die CO₂-Aufteilung nach Gebäudeklasse und Brennstoff wird im Hintergrund berechnet, Pflichtangaben werden ergänzt und auf Plausibilität geprüft.

Unterm Strich bleibt damit deutlich weniger Aufwand übrig, als der Einwand vermuten lässt. Hausverwaltungen pflegen natürlich weiterhin ihre Daten, tragen also zum Beispiel Nutzerwechsel ein oder legen neue Zähler und Liegenschaften an, so wie sie es bisher schon im Portal des Messdienstleisters getan haben. Doch im Wesentlichen besteht der Aufwand für Hausverwaltungen darin, die fertige Heizkostenabrechnung zu prüfen und freizugeben.

Dieser Einwand lässt sich leicht entkräften.

Ein Beispiel aus der Praxis: Bei Conlivo haben wir neulich das Portfolio einer Hausverwaltung mit 365 Liegenschaften und 6.254 Wohneinheiten analysiert; 6.018 Einheiten flossen dabei in die Vertragsdatenanalyse ein.

Die bisherigen Messdienstleister berechneten für die Heizkostenabrechnung dort im Schnitt 79 Euro netto pro Einheit und Jahr. Dieses Honorar kann die Verwaltung, wenn sie die Heizkosten selbst abrechnet, als eigene Dienstleistung in Rechnung stellen. Bei 6.018 Einheiten ergibt das einen Jahresumsatz von 475.422 Euro. Abzüglich der Kosten für Software, Gateway und Datenweiterleitung (142.480,20 Euro) bleiben der Hausverwaltung 332.941,80 Euro netto pro Jahr.

Das entspricht einer Marge von rund 70 Prozent oder rund 55 Euro netto pro Einheit. Dieses Geld floss bisher Jahr für Jahr an den Messdienstleister. Wer aber selbst abrechnet, behält diesen Betrag im eigenen Unternehmen.

Im Kern entscheiden drei Faktoren über die Marge: das Honorar, das die Verwaltung für die eigene Abrechnungsleistung gegenüber den Eigentümern ansetzt, die laufenden Kosten für Software und Gateway sowie der interne Arbeitsaufwand. Dieser beschränkt sich bei softwaregestützter Selbstabrechnung jedoch im Wesentlichen auf etwas Datenpflege sowie das Prüfen und Freigeben der fertigen Abrechnungen.

Ein Mehraufwand entsteht dadurch praktisch nicht. Im Gegenteil: Die Selbstabrechnung kann für das Team sogar eine Entlastung darstellen. Rückfragen lassen sich sofort beantworten, Abrechnungen schneller erstellen, Korrekturen mit wenigen Klicks erledigen, und der Koordinationsaufwand mit dem externen Dienstleister entfällt im Grunde komplett.

Die Marge ist zwar oft der Grund, warum sich Hausverwaltungen am Anfang für die Selbstabrechnung interessieren. Doch der zusätzliche Effizienzgewinn bei der Heizkostenabrechnung ist am Ende oft der entscheidende Anstoß, weshalb die Hausverwaltungen dann tatsächlich zur Selbstabrechnung wechseln.

Ob sich die Selbstabrechnung für Ihr konkretes Portfolio rechnet, hängt letztlich von Ihrem Bestand und Ihren Vertragskonditionen mit den bisherigen Messdienstleistern ab. Wenn Sie sich noch unsicher sind oder Fragen zur Selbstabrechnung haben, nehmen Sie gerne Kontakt zu mir auf. In einem persönlichen Gespräch kann ich Ihnen eine individuelle Einschätzung zu Ihrem Portfolio geben. Meine Kontaktdaten finden Sie auf: www.conlivo.de