Wie viel verdienen Hausverwaltungen mit der Selbstabrechnung der Heizkosten?

Heute zahlen die meisten Eigentümergemeinschaften im Rahmen der Nebenkostenabrechnung einen bestimmten Betrag an Messdienstleister. Das ist die Vergütung dafür, dass der externe Dienstleister die Verbrauchsdaten erfasst und die Heizkostenabrechnung erstellt.

In der Selbstabrechnung erbringt die Hausverwaltung genau diese Leistung selbst. Sie erstellt die Heizkostenabrechnung und kann sie daher auch als eigene Dienstleistung in Rechnung stellen.

Damit wandert die Ertrag, der bisher den Messdienstleister bezahlt hat, zur Hausverwaltung. Es entsteht also kein neuer Posten und auch keine zusätzliche Belastung für den Eigentümer, sondern nur eine Verschiebung der Vergütung.

Damit das Potenzial besser greifbar wird, lohnt sich ein Blick auf eine reale Bestandsanalyse. Das folgende Beispiel basiert auf den anonymisierten Ergebnissen einer mittelgroßen Hausverwaltung mit 365 Liegenschaften und 6.254 Einheiten, deren Portfolio Conlivo vollständig analysiert hat.

Von den 6.254 Einheiten konnten 6.018 vollständig in die Vertragsdatenanalyse aufgenommen werden. Im Durchschnitt berechneten die bisherigen Messdienstleister im Portfolio 79 Euro netto pro Einheit und Jahr. Dieser Wert ist die Orientierungsgröße für den möglichen Hinzuverdienst, sobald die Verwaltung die Abrechnung selbst übernimmt.

Hochgerechnet auf 6.018 Einheiten ergibt sich daraus folgendes Bild: Bei einem Durchschnittspreis von 79 Euro netto pro Einheit erzielt die Verwaltung einen Jahresumsatz von 475.422 Euro. Davon werden Plattform- und Servicekosten für Software, Gateway und Datenweiterleitung in Höhe von 142.480,20 Euro abgezogen.

Unter dem Strich verbleiben in diesem Portfolio 332.941,80 Euro netto pro Jahr bei der Hausverwaltung. Das entspricht einer Marge von rund 70 Prozent auf den erzielten Umsatz und einem effektiven Hinzuverdienst von rund 55 Euro netto pro Einheit. Bei einem Portfolio dieser Größe ist das eine wirtschaftlich relevante Ergebniszeile, die in der bisherigen Konstellation vollständig beim Messdienstleister gelandet ist.

Die Marge lässt sich aus dem Beispiel von oben ableiten: Von 79 Euro Umsatz pro Einheit verbleiben nach Abzug der Plattform- und Servicekosten rund 55 Euro netto. Das entspricht einer Marge von rund 70 Prozent auf den erzielten Umsatz. Je nach den oben genannten Faktoren und Ihrem konkreten Portfolio, kann die Marge jedoch variieren.

Die Plattform- und Servicekosten werden pro Einheit kalkuliert und liegen in der Regel deutlich unter dem, was der bisherige Messdienstleister berechnet hat. Diese Differenz ist der wirtschaftliche Hebel der Selbstabrechnung. Je nach Zusammensetzung des Portfolios und der bestehenden Zählerinfrastruktur kann die Marge im Einzelfall etwas darüber oder darunter liegen.

Ebenso wichtig ist, was in dieser Rechnung nicht auftaucht: zusätzliche Personalkosten. In der Selbstabrechnung mit Conlivo wird kein zusätzlicher Mitarbeiter benötigt. Der Grund liegt in der bestehenden Aufgabenteilung.

Schon heute liefert die Hausverwaltung dem Messdienstleister einen Großteil der abrechnungsrelevanten Daten zu: Eigentümerwechsel, Nutzereinzüge und Auszüge, geänderte Wohnflächen, Kostenpositionen aus der Hausgeldabrechnung, Brennstofflieferungen, Verteilerschlüssel.

Der Messdienstleister fügt im Wesentlichen die automatisch ausgelesenen Verbrauchswerte hinzu, kombiniert beides und versendet das Ergebnis. Genau dieser letzte Schritt wandert in die Conlivo-Software, die die Berechnung automatisiert übernimmt.

Die Datenarbeit, die heute ohnehin in der Verwaltung anfällt, bleibt unverändert. Es kommt also keine neue Aufgabe hinzu, sondern eine bisher fremdvergebene Tätigkeit kehrt in die Verwaltung zurück, ohne dass dafür Personal aufgestockt werden müsste.

Hinzu kommt: Mit zunehmender Portfoliogröße wird die Marge besser. Die Fixkosten verteilen sich auf mehr Einheiten, während der Erlös linear wächst. Hausverwaltungen, die bereits heute größere Portfolios betreuen, profitieren in dieser Hinsicht überproportional.

Im wesentlichen bestimmen drei Faktoren die Höhe des Erlöspotenzials.

1. Der bisherige Dienstleisterpreis
   Je nach Anbieter und Vertragsalter variieren die Preise erheblich. Wer den genauen Wert für seinen eigenen Bestand kennen möchte, findet ihn auf der letzten Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters.

2. Die Portfoliogröße
   Das Erlöspotenzial skaliert linear mit der Zahl der Einheiten. Ein Portfolio mit 2.500 Einheiten erzeugt schlicht zehnmal so viel Hinzuverdienst wie eines mit 250 Einheiten. Die Software- und Gateway-Kosten skalieren ebenfalls, allerdings deutlich flacher. Daraus folgt: Je größer das Portfolio, desto höher die Marge unter dem Strich.

3. Heizkosten- und Wasserabrechnung
   Manche Liegenschaften benötigen ausschließlich eine Heizkostenabrechnung, andere zusätzlich eine Wasserabrechnung. Wo beides anfällt, ist auch der bisher gezahlte Dienstleisterbeitrag entsprechend höher und damit auch das Erlöspotenzial. Im Rahmen der kostenlosen Conlivo-Bestandsanalyse wird das für jede Liegenschaft individuell ausgewiesen.

Über die Conlivo-Software lässt sich auch die jährlich vorgeschriebene Prüfung der Rauchwarnmelder abbilden. Die Geräte werden ebenfalls über das Conlivo-Gateway ausgelesen, ihre Funktionsdaten laufen automatisch in die Software und werden dort im Hintergrund ausgewertet.

Eine separate Vor-Ort-Begehung entfällt. Stellt das System fest, dass ein Melder nicht ordnungsgemäß funktioniert, wird der zuständige Verwalter automatisch per E-Mail informiert und kann gezielt reagieren. Für die Hausverwaltung entsteht damit ein zweiter Erlöshebel: Die Fernprüfung kann analog zur Heizkostenabrechnung als eigene Dienstleistung gegenüber den Eigentümern abgerechnet werden.

Die Geräte selbst müssen nicht selbst beschafft werden, sondern können bei den Gerätepartnern von Conlivo gekauft oder gemietet werden. Wer den Wechsel in die Selbstabrechnung ohnehin plant, sollte diesen Bereich bei der Portfolioanalyse direkt mitdenken.

Die Möglichkeit, die Heizkostenabrechnung als eigene Leistung gegenüber den Eigentümern zu vergüten, ist einer der wirtschaftlichen Vorteile der Selbstabrechnung. Die Selbstabrechnung ist allerdings an Anforderungen geknüpft, die je nach Verwaltervertrag und Eigentümerstruktur unterschiedlich ausfallen. In einer WEG-Verwaltung gelten andere Spielregeln als in der Mietverwaltung und auch innerhalb einer WEG hängt vieles von bestehenden Beschlüssen ab.

Conlivo stellt Ihnen auf Wunsch verschiedene Muster-Beschlussvorlagen oder Informationsschreiben an Ihre Eigentümer zur Verfügung. Bevor die Vergütungshöhe konkret festgelegt wird, lohnt es sich jedoch, die konkreten Anforderungen zu prüfen.