Selbstabrechnung der Heizkosten: 5 Vorteile für Hausverwaltungen

Die Selbstabrechnung der Heizkosten ist in vielen Hausverwaltungen längst kein Randthema mehr. Wer heute mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Verwaltungen spricht, hört immer öfter den gleichen Satz: „Wir denken darüber nach.“

Was vor wenigen Jahren noch als technisch aufwendig und organisatorisch riskant galt, ist heute ein klar strukturierter Prozess mit überschaubarem Umstellungsaufwand. Und vor allem: mit erheblichen Vorteilen für die Hausverwaltung selbst.

Die folgenden fünf Punkte sind aus meiner Sicht die wichtigsten Gründe, warum sich der Wechsel in die Selbstabrechnung lohnt. Es handelt sich dabei nicht bloß um Theorie, sondern um echte Einblicke aus meiner täglichen Arbeit mit Hausverwaltungen, die den Schritt in die Selbstabrechnung bereits gegangen sind.

Die meisten Hausverwaltungen arbeiten heute mit mehreren Messdienstleistern parallel. Unterschiedliche Onlineportale, unterschiedliche Ansprechpartner, unterschiedliche Abrechnungslogiken, unterschiedliche Zeitpläne. Jede Liegenschaft hat ihren eigenen Workflow, jede Anfrage muss in den richtigen Kanal. Das kostet Zeit, erzeugt Fehler und ist auf Dauer schlicht nicht skalierbar.

Mit der Selbstabrechnung über Conlivo werden alle Heizkostenabrechnungen in einer einzigen Software erstellt, unabhängig davon, wo die Liegenschaft sitzt oder welche Zähler verbaut sind. Ein Portal, ein Workflow, ein Datenbestand. Was heute noch ein zusammengesetzter Prozess aus mehreren externen Taktungen ist, wird zu einem einheitlichen, internen Ablauf.

Der Effizienzgewinn aus dieser Bündelung ist in den meisten Portfolios der wirtschaftlich wichtigste Hebel, noch vor jedem zusätzlichen Honorar. Wer rechnet, wie viel Zeit heute in der Koordination unterschiedlicher Dienstleister verloren geht, kommt schnell auf erstaunliche Zahlen.

Wer heute mit externen Messdienstleistern arbeitet, kennt das Problem mit den langen Wartezeiten. Nach Jahresende vergehen oft Wochen, oder Monate, bis die fertigen Heizkostenabrechnungen vorliegen. In dieser Zeit kann die Verwaltung weder die Jahresabrechnung finalisieren noch die Eigentümerversammlung verbindlich planen. Die Hausverwaltung muss ihren Kalender im Grunde nach dem externen Dienstleister ausrichten.

Wenn Hausverwaltungen die Heizkostenabrechnung mit Hilfe von moderner Software, wie der von Conlivo, selbst erstellen, dreht sich das Verhältnis um. Sobald die Verbrauchsdaten über das Conlivo-Gateway eingelaufen sind und die Kosten erfasst wurden, kann die Hausverwaltung die Heizkostenabrechnungen mithilfe der Software in Sekunden erstellen.

Konkret heißt das: Am ersten Januar des Jahres könnte die Hausverwaltung um 10:00 Uhr die Jahresabrechnung anstoßen, um 10:30 Uhr wäre die Heizkostenabrechnung fertig, und um 11:00 Uhr könnte sie bereits die Einladung zur Eigentümerversammlung versenden. Was vorher ein mehrwöchiger Prozess mit externer Taktung war, wird zu einem Vormittag im eigenen Haus.

Diese Geschwindigkeit hat zwei Effekte. Operativ verkürzt sie die Jahresabrechnung erheblich. Und gegenüber den Eigentümern entsteht ein klarer Service-Vorteil: Wer die Abrechnung früher liefert, hebt sich vom Wettbewerb ab.

Der wirtschaftliche Vorteil der Selbstabrechnung ist greifbar. Genau die Leistung, die der Messdienstleister heute in Rechnung stellt und die über die Betriebskostenabrechnung an die Eigentümer weitergereicht wird, kann die Hausverwaltung in der Selbstabrechnung selbst gegenüber den Eigentümern abrechnen. Aus einer Position, die bisher der externe Dienstleister kassiert hat, wird eine Erlösposition der Verwaltung.

Die Größenordnung lässt sich gut greifen: Angenommen, eine Hausverwaltung würde für die Heizkostenabrechnung 73 Euro netto pro Einheit berechnen. Bei einem Portfolio mit 1.250 Einheiten ergibt das einen jährlichen Hinzuverdienst von rund 91.250 Euro netto. Ohne zusätzliches Personal, ohne nennenswerten Mehraufwand im Tagesgeschäft – allein dadurch, dass die Leistung künftig im eigenen Haus erbracht und auch im eigenen Haus abgerechnet wird.

Interessant ist: Selbst ohne diesen Hinzuverdienst lohnt sich der Wechsel in den meisten Portfolios bereits über den reinen Effizienzgewinn. Der zusätzliche Erlös ist dann nicht das entscheidende Kriterium für den Wechsel, aber dennoch ein angenehmer Nebeneffekt der Selbstabrechnung.

In der Zusammenarbeit mit Messdienstleistern liegt die Datenhoheit faktisch nicht bei der Hausverwaltung. In der Praxis liegen die Verbrauchswerte, Nutzerhistorien und Abrechnungsdetails im System des Dienstleisters. Wer eine Frage hat, fragt also beim Messdienstleister nach. Wer einen Bericht braucht, wartet. Und wer Daten über mehrere Liegenschaften vergleichen will, scheitert oft schon an unterschiedlichen Datenformaten.

Mit der Selbstabrechnung kehrt sich das um. Sämtliche abrechnungsrelevanten Daten liegen dann in der Conlivo-Software der Hausverwaltung, in einem einheitlichen Datenmodell, jederzeit zugänglich. Über die Schnittstellen zu den gängigen ERP- und CRM-Systemen, wie beispielsweise Domus, Aereon, Impower oder Easimo, fließen Stamm- und Nutzerdaten automatisch zwischen den Systemen. Doppelte Pflege entfällt, manuelle Synchronisation ebenfalls.

Dazu kommt ein Aspekt, der in der täglichen Praxis besonders schmerzt: die laufende Überwachung der Zähler. Im klassischen Modell fällt oft erst im Folgejahr auf, dass ein Zähler über Monate keine Daten gesendet hat. Der Messdienstleister stellt das bei der Abrechnungserstellung fest und muss schätzen – mit allen bekannten Folgen für die Abrechnungsqualität und für Rückfragen aus der Eigentümerschaft. In der Conlivo-Software werden sämtliche Zähler kontinuierlich überwacht. Fällt ein Gerät aus oder sendet es keine Werte mehr, sieht die Verwaltung das unterjährig und kann direkt reagieren.

Ein Punkt, der in der Praxis regelmäßig unterschätzt wird, ist die Möglichkeit zur nachträglichen Korrektur. Im klassischen Modell ist eine Abrechnung, sobald sie vom Messdienstleister erstellt wurde, faktisch fixiert.

Stellt sich später heraus, dass ein Nutzerwechsel zu spät gemeldet wurde, oder korrigieren die Stadtwerke ein Jahr nach Versand die Brennstoffrechnung, beginnt ein zähes Verfahren: Anfrage stellen, warten, Korrektur beauftragen – oft mit zusätzlichen Kosten und langer Bearbeitungszeit.

In der Selbstabrechnung mit Conlivo ist das anders. Die betroffene Heizkostenabrechnung lässt sich in der Software jederzeit neu erzeugen, auch Jahre nach der ursprünglichen Erstellung. Ohne externen Dienstleister, ohne Wartezeit und ohne zusätzliche Kosten.

Das gilt auch für strukturelle Fehler, die in der Praxis häufiger vorkommen, als man denkt. Ist etwa ein Zähler vom Messdienstleister einer falschen Wohnung zugeordnet worden, lässt sich diese Zuordnung in der Conlivo-Software mit zwei Klicks korrigieren und die betroffenen Abrechnungen neu erzeugen.

Das ist eine technische Erleichterung und wirkt sich auch direkt auf die Servicequalität gegenüber den Eigentümern aus. Eine berechtigte Reklamation lässt sich in der Regel innerhalb von wenigen Minuten klären.

Die fünf Punkte greifen ineinander und verstärken sich gegenseitig. Effizienz, Geschwindigkeit, Hinzuverdienst, Datenhoheit und Korrigierbarkeit sind keine separaten Verbesserungen, sondern Ausdruck desselben Schritts: die Wertschöpfung aus der Heizkostenabrechnung zurück in das eigene Haus zu holen.

Welche dieser Vorteile für Ihre Verwaltung am stärksten wirken, hängt vom Portfolio ab. In manchen Häusern ist die Effizienzfrage entscheidend, weil heute mit vielen Dienstleistern parallel gearbeitet wird. In anderen ist der wirtschaftliche Hebel im Vordergrund. Die Bestandsanalyse, die Conlivo im Rahmen des kostenlosen Wechsel-Services durchführt, zeigt Ihnen für Ihr konkretes Portfolio, welche Effekte überwiegen und in welchen Liegenschaften der Wechsel sofort möglich ist.

Wenn Sie erwägen, Ihre Heizkosten in Zukunft selbst abzurechnen, sprechen Sie mich gerne an. Ich kann Sie dabei unterstützen, eine erste Bestandsanalyse zu erstellen. Sie beantwortet alle relevanten Fragen pro Liegenschaft. Der Service ist kostenfrei und verpflichtet nicht zu einer weiteren Zusammenarbeit. Meine Kontaktdaten finden Sie auf www.conlivo.de.