Messdienstleister vs. Selbstabrechnung: Lohnt sich der Aufwand wirklich?

Auf den ersten Blick ist die Zusammenarbeit mit einem Messdienstleister bequem: Die Geräte werden installiert, einmal im Jahr abgelesen, am Jahresanfang liegt die Heizkostenabrechnung im Briefkasten. Die Hausverwaltung muss sich um wenig kümmern. Zumindest in der Theorie.

Dass diese Leistung Geld kostet, ist für die meisten Verwaltungen erst einmal kein Thema. Die Kosten landen über die Betriebskostenabrechnung bei den Mietern. Der Verwaltung selbst tut der Preis nicht weh. Genau deshalb hat sich kaum jemand die eigentlich entscheidende Frage gestellt: Ist hier die Wertschöpfung fair verteilt?

Denn auch wenn der Messdienstleister „die Abrechnung erstellt“, die operative Arbeit drumherum bleibt vollständig bei der Hausverwaltung. Die meisten dieser Aufgaben erledigt der Verwalter ohnehin schon heute im Onlineportal des Messdienstleisters: Stamm- und Nutzerdaten pflegen, Nutzerwechsel melden, Kosten erfassen, fehlende Belege nachreichen, fehlerhafte Abrechnungen reklamieren und korrigieren lassen, Rückfragen von Eigentümern und Mietern beantworten. All das passiert in der Verwaltung, Tag für Tag, ohne Vergütung.

Der Messdienstleister hingegen stellt für seinen Teil der Leistung im Dienstleistungsvertrag jedes Jahr eine erhebliche Summe in Rechnung, bezahlt aus der Betriebskostenabrechnung, also letztlich von denen, die der Hausverwaltung gegenüberstehen.

Das Ergebnis: Die Hausverwaltung macht den Großteil der Arbeit, der Messdienstleister kassiert das Honorar. So nüchtern muss man das sagen, und so nüchtern hält es einer Prüfung nicht stand.

Der häufigste Einwand gegen die Selbstabrechnung lautet: „Das ist doch viel zu aufwendig.“ Diese Wahrnehmung stammt aus einer Zeit, in der Selbstabrechnung tatsächlich bedeutete, eigene Zähler zu kaufen, Ablesetermine zu koordinieren und Verbrauchswerte manuell in Tabellen zu übertragen. Diese Zeit ist vorbei.

Seit dem 1. Dezember 2022 schreibt der Gesetzgeber vor, dass alle neu verbauten Zähler interoperabel und schnittstellenoffen sein müssen. Das bedeutet: Die Daten lassen sich herstellerunabhängig auslesen, ganz gleich, wer die Geräte ursprünglich installiert hat.

Genau hier setzt das Conlivo-Gateway an. Es liest die vorhandenen Zähler automatisch aus, übermittelt die Werte in die Conlivo-Software und macht eine manuelle Ablesung überflüssig.

Entscheidend ist: Die Hausverwaltung macht in der Selbstabrechnung mit Conlivo nichts anderes als bisher im Onlineportal des Messdienstleisters. Stammdaten pflegen, Nutzerwechsel melden, Kosten erfassen, die Abrechnung freigeben.

Es ist exakt derselbe Arbeitsablauf, nur in einer anderen Software. Die rechenintensiven Schritte übernimmt die Conlivo-Software im Hintergrund: Verbrauchsdaten sammeln, plausibilisieren und bei Bedarf schätzen, Kosten verteilen, komplexe Abrechnungsszenarien hinterlegen, ergänzende Informationen in die Abrechnung einfließen lassen, CO₂-Anteile berechnen und am Ende die fertigen Abrechnungen erzeugen.

Ob sich der Wechsel rechnet, lässt sich nicht pauschal beantworten. Aber die Entscheidung hängt fast immer an drei klar benennbaren Hebeln. Und anders als oft vermutet, ist der wichtigste davon nicht der Hinzuverdienst, sondern die Effizienz im Tagesgeschäft.

Der wichtigste Hebel ist vor allem operativ. Verwaltungen arbeiten heute in der Regel mit mehreren Messdienstleistern parallel, mit unterschiedlichen Onlineportalen, unterschiedlichen Ansprechpartnern und unterschiedlichen Abrechnungslogiken.

Jede Liegenschaft hat ihren eigenen Workflow. Das kostet Zeit, erzeugt Fehler und ist auf Dauer schlicht nicht skalierbar.

Mit Conlivo werden alle Heizkostenabrechnungen in einer einzigen Software erstellt, unabhängig davon, wo die Liegenschaft sitzt oder welche Zähler verbaut sind. Und sie sind nicht nur an einem zentralen Ort, sie sind auch sofort verfügbar. Statt wochenlang auf den Messdienstleister zu warten, ohne zu wissen, wann die Abrechnung kommt, entsteht die Heizkostenabrechnung auf Knopfdruck.

Konkret heißt das: am ersten Januar des Jahres, könnte die Hausverwaltung um 10:00 Uhr die Jahresabrechnung anstoßen, um 10:30 Uhr wäre die Heizkostenabrechnung fertig, und um 11:00 Uhr könnte sie bereits die Einladung zur Eigentümerversammlung versenden. Was vorher ein mehrwöchiger Prozess mit externer Taktung war, wird zu einem Vormittag im eigenen Haus.

Der zweite Hebel ist wirtschaftlich. Genau die Leistung, die der Messdienstleister heute in Rechnung stellt, kann die Hausverwaltung in der Selbstabrechnung selbst gegenüber den Eigentümern abrechnen. Aus einer Position, die bisher der Dienstleister kassiert hat, wird eine Erlösposition der Verwaltung.

Die Größenordnung lässt sich gut greifen: Wenn eine Verwaltung für die Heizkostenabrechnung beispielsweise 73 Euro netto pro Einheit berechnet, ergibt das bei einem Portfolio mit 1.250 Einheiten einen jährlichen Hinzuverdienst von rund 91.250 Euro netto.

Ohne zusätzliches Personal, ohne größeren Aufwand im Tagesgeschäft, allein dadurch, dass die Leistung künftig im eigenen Haus erbracht und auch im eigenen Haus abgerechnet wird.

Aber selbst ohne diesen Hinzuverdienst lohnt sich der Wechsel in den meisten Portfolios bereits über den Effizienzgewinn aus dem operativen Hebel. Der zusätzliche Erlös ist dann nicht das entscheidende Kriterium für den Wechsel, aber dennoch ein angenehmer Nebeneffekt der Selbstabrechnung.

Der dritte Hebel ist technisch. Sind in den Liegenschaften bereits interoperable Zähler verbaut, kann das Conlivo-Gateway sofort installiert werden, ohne zusätzliche Geräteinvestition. Wo ältere, geschlossene Zähler im Einsatz sind, ist vor dem Wechsel ein Austausch notwendig. Conlivo holt in diesem Fall direkt Angebote von Partner-Messdienstleistern ein.

Entscheidend ist: Diesen Punkt müssen Sie nicht selbst bewerten. Welche Liegenschaften sofort wechselbereit sind und in welchen ein Zähler-Tausch sinnvoll ist, beantwortet die im kostenlosen Wechsel-Service enthaltene Bestandsanalyse von Conlivo verlässlich. Wer tiefer in dieses Thema einsteigen möchte, findet weiterführende Hinweise im Blogartikel zur Portfolioanalyse.

Wer den Aufwand realistisch einschätzen will, sollte zwischen einmaligem Umstellungsaufwand und laufendem Betriebsaufwand unterscheiden. Beide Kategorien fallen heute kleiner aus, als viele Verwaltungen erwarten, weil Conlivo den Großteil des Wechselprozesses übernimmt.

Der einmalige Umstellungsaufwand fällt für die Hausverwaltung an genau vier Stellen an.

• Erstens am Anfang der Portfolioanalyse: Conlivo benötigt eine vollständige Objektliste, damit für jede Liegenschaft beantwortet werden kann, ob ein Wechsel sofort möglich ist, ob Zähler getauscht werden müssen und welches Erlöspotenzial dahintersteht.

• Zweitens eine Vollmacht zur Vertragsanfrage. Damit kann Conlivo die bestehenden Verträge direkt beim Messdienstleister anfordern, statt dass die Verwaltung jeden Vertrag selbst zusammensuchen müsste.

• Drittens die Entscheidung pro Liegenschaft, ob und wann der Wechsel erfolgen soll. Diese Entscheidung trifft ausschließlich die Verwaltung, auf Basis der Portfolioanalyse.

• Und viertens das Onboarding der Mitarbeitenden in die Conlivo-Software, damit die Abrechnungen anschließend eigenständig freigegeben werden können.

Die Bestandsanalyse, an die Punkt 1 anknüpft, verdient an dieser Stelle einen genaueren Blick. Sie ist kein Schnellcheck und kein Verkaufsgespräch, sondern eine vollständige, strukturierte Auswertung des gesamten Bestands.

Conlivo fordert auf Basis der Vollmacht die Vertragsunterlagen direkt bei den bisherigen Messdienstleistern an, wertet Laufzeiten, Kündigungsfristen, Leistungen und Preisstrukturen systematisch aus, bewertet die Zählerinfrastruktur jeder einzelnen Liegenschaft und berechnet das konkrete wirtschaftliche Potenzial pro Objekt.

Die Ergebnisse werden anschließend in einem gemeinsamen Termin präsentiert. Diesen gesamten Aufwand trägt Conlivo, ohne Kostenbeteiligung der Hausverwaltung und ohne Verpflichtung zur weiteren Zusammenarbeit.

Genau das macht sie so wichtig: Ohne sie wäre der Wechsel ein Sprung ins Ungewisse, mit ihr wird aus einer strategischen Frage eine kaufmännische, beantwortbar mit Zahlen statt mit Annahmen.

Alles, was technisch und administrativ nach zwischen dem Start der Zusammenarbeit und der Abrechnungserstellung dazwischen liegt, übernimmt Conlivo vollständig: die Kündigung des Dienstleistungsvertrags beim bisherigen Messdienstleister, die Installation des Gateways vor Ort durch die eigenen Monteure, die Ersteinrichtung der Liegenschaft in der Software einschließlich Stammdaten, Objektstruktur und Abrechnungslogik, die Anbindung an die bestehenden ERP- und CRM-Systeme der Hausverwaltung sowie eine Testabrechnung zur Qualitätssicherung, bevor die Liegenschaft produktiv geht.

Der laufende Betriebsaufwand reduziert sich im Wesentlichen auf einen einzigen Schritt: die Freigabe der erstellten Abrechnungen. Dabei prüft die Verwaltung die von der Software erzeugte Heizkostenabrechnung und gibt sie für den Versand an die Eigentümer frei. Mehr ist es nicht.

Die Unterjährige Verbrauchsinformation, kurz UVI, ist seit 2022 eine gesetzlich vorgeschriebene monatliche Information an die Mieter über deren Verbrauch. Sie verursacht in der Conlivo-Software keinen Aufwand, weil sie vollständig automatisch erstellt und versendet wird.

Eine manuelle Datenpflege ist über die Schnittstellen zu ERP und CRM in der Regel nicht erforderlich. Stammdaten, Nutzerwechsel und abrechnungsrelevante Informationen fließen automatisch zwischen den Systemen. Wer Daten dennoch händisch erfassen oder anpassen möchte, kann das jederzeit tun.

Was viele unterschätzen: Die Selbstabrechnung verkürzt die Zeit bis zur fertigen Heizkostenabrechnung erheblich. Statt mehrere Wochen oder Monate auf den Dienstleister zu warten, liegt die Abrechnung deutlich früher innerhalb von Sekunden vor. Das ist ein Service-Vorteil, den Eigentümer wahrnehmen.

Ein zweiter Punkt wird in der Praxis oft unterschätzt: Korrekturen sind jederzeit möglich, auch Jahre nach der ursprünglichen Abrechnung. Meldet ein Eigentümer einen Nutzerwechsel verspätet, oder korrigieren die Stadtwerke ein Jahr später die Brennstoffrechnung, lässt sich die betroffene Heizkostenabrechnung in der Conlivo-Software neu erzeugen. Ohne externen Dienstleister, ohne Wartezeit und ohne zusätzliche Kosten.

Die Frage ist also weniger, ob das eine besser ist als das andere, sondern, ob die wirtschaftlichen und strategischen Vorteile der Selbstabrechnung den einmaligen Aufwand für die jeweilige Hausverwaltung rechtfertigen. In den meisten Portfolios lautet die Antwort: ja.

Es gibt Konstellationen, in denen die Selbstabrechnung ihre wirtschaftliche Stärke besonders deutlich ausspielt. Wer sich in einem oder mehreren der folgenden Punkte wiederfindet, sollte den Schritt ernsthaft prüfen:

• Sie wollen effizienter arbeiten. Conlivo ist nicht auf eine bestimmte Verwaltungsgröße zugeschnitten. Entscheidend ist nicht die Anzahl der Einheiten, sondern der Anspruch, alle Heizkostenabrechnungen in einer Software zu bündeln und unabhängig vom Takt externer Dienstleister zu arbeiten.

• Ihre Eigentümer fragen regelmäßig nach schnelleren Abrechnungen. Die Selbstabrechnung verkürzt den Prozess deutlich. Wer hier liefert, hebt sich vom Wettbewerb ab.

• Sie wollen die Abrechnung als eigene Leistung positionieren. Die Heizkostenabrechnung wird damit von einer Fremdleistung zu einem sichtbaren Bestandteil Ihres Leistungsversprechens gegenüber den Eigentümern.

• Ihre Verträge laufen ohnehin aus. Wer im laufenden Jahr die Kündigung aussprechen möchte, hat den natürlichen Wechselzeitpunkt vor der Tür. Ein günstigerer Moment kommt nicht.

• Sie nutzen bereits ein modernes ERP- oder CRM-System. Die Conlivo-Schnittstellen verbinden sich mit den gängigen Systemen. Stammdaten fließen automatisch, doppelte Pflege entfällt.

Wer nach diesen Überlegungen weiterdenken möchte, ohne sich gleich festzulegen, hat einen klaren ersten Schritt: die kostenfreie Bestandsanalyse von Conlivo. Sie beantwortet alle relevanten Fragen, pro Liegenschaft und für das gesamte Portfolio, und legt damit das Fundament für eine fundierte Entscheidung.

Die Analyse zeigt für jede Liegenschaft: Wann ist der Wechsel möglich? Müssen Zähler getauscht werden, oder kann das Gateway direkt installiert werden? Und wie hoch ist das konkrete Erlöspotenzial, sobald die Verwaltung die Abrechnung selbst übernimmt? Auf dieser Grundlage entscheidet die Hausverwaltung, nicht vorher.

Alles, was Conlivo dafür benötigt, ist eine Objektliste der Hausverwaltung sowie eine Vollmacht zur Vertragsanfrage. Die Analyse dauert in der Regel acht bis zwölf Wochen. Wer also zum üblichen Kündigungsstichtag Ende September aktiv werden möchte, sollte sich spätestens im Juni melden.

Die Antwort auf die Ausgangsfrage, lohnt sich der Aufwand wirklich, lässt sich am Ende nur portfoliospezifisch geben. Aber sie lässt sich beantworten. Und der erste Schritt dazu ist erstaunlich klein.