Wie funktioniert der Wechsel vom Messdienstleister zur Selbstabrechnung?

Die Mehrheit der Hausverwaltungen in Deutschland erstellt ihre Heizkostenabrechnung bislang nicht selbst, sondern überträgt diese Aufgabe an einen klassischen Messdienstleister. Der Messdienstleister übernimmt die Erfassung der Verbrauchsdaten und erstellt am Jahresanfang die Heizkostenabrechnung.

Diese Aufgabe auszulagern, kann eine große Entlastung darstellen, wird jedoch von den Dienstleistern auch teuer in Rechnung gestellt und die Hausverwaltungen haben später kaum Einfluss auf das Timing, die Qualität oder die Kosten.

Seit Jahren wechseln daher immer mehr Hausverwaltungen in die Selbstabrechnung und erstellen ihre Heizkostenabrechnung selbst.

Das hat verschiedene Gründe: Viele Hausverwaltungen erhoffen sich von der Selbstabrechnung mehr Unabhängigkeit, eine schnellere Heizkostenabrechnung und nicht zuletzt auch die Möglichkeit die Abrechnung als eigene vergütete Dienstleistung anzubieten, und damit die eigene Marge zu verbessern.

Wer aber den Schritt in die Selbstabrechnung erwägt, muss sich zunächst darüber bewusstwerden, wie der Wechsel in der Praxis abläuft, wie man die Verträge mit den bisherigen Messdienstleistern kündigt und wie man sich organisieren muss, um den Wechsel sauber über die Bühne zu bringen.

Um mit einem weit verbreiteten Missverständnis aufzuräumen: Wer heute in die Selbstabrechnung wechselt, muss keine Zählerstände mehr händisch erfassen und auch keine eigenen Zähler kaufen oder verbauen. Die Technik hat sich grundlegend verändert.

Seit dem 1. Dezember 2022 müssen laut der neuen Heizkostenverordnung (HKVO) alle neu verbauten Zähler interoperabel und schnittstellenoffen sein. Das bedeutet: Die Geräte können herstellerunabhängig ausgelesen werden. Moderne Software für Heizkostenabrechnungen, wie die von Conlivo, macht sich genau das zunutze. Über das Conlivo-Gateway lassen sich die bereits vorhandenen Zähler in allen Liegenschaften einfach und automatisch auslesen – ganz ohne manuelle Ablesung, ohne den Austausch der bestehenden Hardware und unabhängig davon, wer diese installiert hat.

Der eigentliche Wechsel ist damit in vielen Fällen erheblich unkomplizierter, als Verwalter zunächst vermuten.

Bevor der Wechsel konkret geplant werden kann, stellen sich drei zentrale Fragen, die für jede Liegenschaft individuell beantwortet werden muss.

Nicht in allen Liegenschaften sind Geräte verbaut, die sich direkt über das Conlivo-Gateway auslesen lassen. In manchen Objekten ist zunächst ein Zähleraustausch notwendig, in anderen kann das Gateway sofort installiert werden. Diese Frage lässt sich nur auf Basis einer konkreten Bestandsaufnahme beantworten.

Messdienstleister arbeiten in der Regel mit Jahresverträgen und Kündigungsfristen von drei bis sechs Monaten zum Vertragsende. Wer zu spät kündigt, ist ein weiteres Jahr gebunden. Deshalb ist es wichtig, die Vertragslaufzeiten aller Liegenschaften genau zu kennen.

Dienstleistungsverträge müssen in der Regel bis Ende September eines Jahres gekündigt werden. Die Hausverwaltung übernimmt die Erstellung der Heizkostenabrechnung dann erstmals für das Folgejahr. Wer also im Jahr 2026 kündigt, erstellt die Heizkostenabrechnung für das Jahr 2027 erstmals in eigener Regie im Jahr 2028.

Was nach viel Vorlaufzeit klingt, täuscht. Die Bestandsanalyse – die vor einem Wechsel zwingend erforderlich ist für einen strukturierten und reibungslosen Wechsel – dauert in der Regel acht bis zwölf Wochen. Wer die Kündigung also zum Ende September aussprechen möchte, sollte spätestens im Juni aktiv werden.

Auch wichtig: Wenn Sie Ihre Heizkostenabrechnung in Zukunft beispielsweise mit Conlivo erstellen, müssen Sie ausschließlich den Dienstleistungsvertrag mit dem bisherigen Messdienstleister kündigen – also den Vertrag über die Erstellung der Heizkostenabrechnung. Der Gerätemietvertrag für die verbauten Zähler läuft in der Regel weiter und wird nicht berührt. Das vereinfacht den Übergang erheblich.

Diese Frage ist nicht nur buchhalterisch relevant, sondern strategisch entscheidend. Denn genau der Betrag, den der Messdienstleister bisher für die Abrechnung in Rechnung stellt, ist der Betrag, den die Hausverwaltung künftig selbst gegenüber den Eigentümern abrechnen kann – sobald sie die Leistung eigenständig erbringt.

Sie müssen den Weg zur Selbstabrechnung nicht alleine bestreiten. Gerade wenn Sie als Hausverwaltung mehrere Dutzende oder Hunderte Liegenschaften betreuen, kann es helfen einen Wechsel-Service zu nutzen.

Conlivo bietet beispielsweise einen kostenfreien Wechsel-Service an, der Ihnen dabei hilft, die notwendigen Daten zusammenzutragen und den Prozess schnell über die Bühne zu bringen.

Alles, was Conlivo dafür benötigt, ist eine Objektliste der Hausverwaltung. Auf dieser Grundlage übernimmt Conlivo, gemeinsam mit der Verwaltung und auf Basis einer Vollmacht, die vollständige Anfrage aller relevanten Vertragsdaten beim bisherigen Messdienstleister. Sie müssen sich also um nichts weiter kümmern. Die eingehenden Verträge werden für Sie analysiert und aufbereitet.

In einer anschließenden Ergebnispräsentation geht Conlivo mit Ihnen alle wichtigen Erkenntnisse aus dieser Analyse durch. Am Ende haben Sie eine klare Antwort auf drei Fragen: Wann ist der Wechsel möglich? Müssen Zähler getauscht werden oder kann das Gateway direkt installiert werden? Und wie hoch ist das konkrete Erlöspotenzial, sobald die Verwaltung die Abrechnung selbst übernimmt?

Nachdem die Ergebnisse vorliegen, können Sie als Hausverwaltung eigenständig entscheiden, in welchen Liegenschaften der Wechsel zuerst erfolgen soll und zu welchem Zeitpunkt. Den Rest können wir bei Conlivo vollständig für Sie übernehmen.

Das bedeutet im Einzelnen: Conlivo bereitet die Kündigung des Dienstleistungsvertrages vor, die eigenen Monteure übernehmen die Installation der Gateways vor Ort und Conlivo richtet die jeweilige Liegenschaft anschließend in der Software ein.

Für Wohnungseigentümergemeinschaften stellt Conlivo auf Wunsch außerdem Muster-Beschlussvorlagen oder Informationsschreiben an die Eigentümer zur Verfügung. Ob ein WEG-Beschluss tatsächlich notwendig ist, hängt von den jeweiligen Umständen ab – hier lohnt sich eine direkte Rücksprache mit Conlivo. Sollten Sie sich hier unsicher sein, können Sie mir auch persönlich schreiben.

Auch wenn ein Gerätetausch notwendig sein sollte, muss das der Verwalter nicht selbst organisieren. Conlivo holt in diesem Fall direkt passende Angebote von Partner-Messdienstleistern ein – auf Wunsch auch als Rahmenvertrag für das gesamte Portfolio der Hausverwaltung.

Der entscheidende Vorteil dieser Partnerlösung: Die Zählerdaten werden von den Partner-Messdienstleistern via API direkt an Conlivo übermittelt.

Nach der Gateway-Installation richtet Conlivo die Liegenschaft vollständig in der Software ein und erstellt eine Testabrechnung, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt erfasst werden. Gleichzeitig werden die Schnittstellen zum bestehenden ERP- und CRM-System der Hausverwaltung eingerichtet.

Stammdaten, Objektinformationen und abrechnungsrelevante Daten fließen dadurch automatisch in die Conlivo Software ein – eine manuelle Datenpflege ist nicht erforderlich.

Wer bestimmte Daten dennoch lieber händisch erfassen oder anpassen möchte, hat selbstverständlich jederzeit die Möglichkeit dazu. Die Software lässt beide Wege offen.

Dann folgt das Onboarding mit dem gesamten Team: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hausverwaltung werden in die Software eingeführt und lernen, die Abrechnung eigenständig zu erstellen.

Sobald das Onboarding abgeschlossen ist, kann die Unterjährige Verbrauchsinformation (UVI) versendet werden – der Wechsel ist damit offiziell vollzogen.

Der gesamte Ablauf lässt sich in fünf übersichtliche Schritte zusammenfassen:

Schritt 1: Nach dem Erstgespräch und der Übermittlung des AVV übermittelt die Hausverwaltung ihre Objektliste an Conlivo.

Schritt 2: Conlivo analysiert die Objektliste und beantwortet alle relevanten Fragen zu Gerätetechnik, Vertragslaufzeiten und Erlöspotenzial.

Schritt 3: Nach der Ergebnispräsentation entscheidet die Verwaltung, in welchen Liegenschaften zu welchem Zeitpunkt der Wechsel erfolgen soll.

Schritt 4: Conlivo übernimmt Kündigung, Migration und die vollständige Einrichtung der Liegenschaft in der Software inklusive aller Systemschnittstellen.

Schritt 5: Die Verwaltung erhält eine fertig eingerichtete Software, schließt das Onboarding ab und kann die UVI versenden.

Auch wenn dies zunächst nach einer Menge Arbeit klingt: Der Wechsel in die Selbstabrechnung ist kein bürokratischer Kraftakt – es handelt sich um einen klar strukturierten Prozess, der mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite reibungslos und geräuschlos funktioniert.

Die wichtigsten Fragen können meistens schon im Erstgespräch geklärt werden.

Haben Sie bereits eine Objektliste vorliegen? Dann ist der erste Schritt bereits getan. Und falls Sie dennoch Zweifel haben sollten, welches konkrete Potenzial die Selbstabrechnung für Sie hat, kommen Sie gerne auf mich zu.