Potenzialrechner: Wie viel verdienen Hausverwaltungen mit der Selbstabrechnung der Heizkosten?

Sie stellen drei Werte ein:

• Die Zahl Ihrer verwalteten Wohnungen,

• den durchschnittlichen Preis, den Ihr bisheriger Messdienstleister pro Wohnung und Jahr berechnet, und

• die geschätzten neuen Kosten für Software und automatisierte Datenverarbeitung.

Der Rechner zeigt Ihnen sofort, wie viel Gewinn pro Jahr zusätzlich möglich ist, wenn Sie die Heizkostenabrechnung in Zukunft in die eigene Hand nehmen.

Den Dienstleisterpreis pro Einheit und Jahr können Sie auf unterschiedliche Weise ermitteln.

Sie finden den Preis in folgenden Unterlagen:

• In der aktuellen Heizkostenabrechnung, unter der Position „Verbrauchserfassung“

• Auf der jährlichen Service- oder Dienstleistungsrechnung des Messdienstleisters an die Gemeinschaft oder den Eigentümer

• Im Onlineportal des Dienstleisters, dort sehen Sie Verträge und Kosten je Liegenschaft

Um den Durchschnittspreis zu berechnen, addieren Sie alle Beträge und teilen diese durch die Gesamtzahl der Einheiten.

Die Heizkosten selbst abzurechnen ist in der Regel deutlich günstiger, als die Aufgabe an externe Messdienstleister auszulagern. Für Software und automatisierte Datenweiterleitung können jedoch Kosten anfallen.

Je moderner Ihre Zählerinfrastruktur, desto geringer fallen in der Regel die Kosten für Software und Datenweiterleitung aus und desto einfacher ist auch der Umstieg zur Selbstabrechnung.

Sind bereits interoperable, fernablesbare Zähler verbaut, können sie weitergenutzt und per Gateway ausgelesen werden. Wo noch geschlossene Altgeräte verbaut sind, übernimmt idealerweise ein neuer Messdienstleister den Austausch der Technik und spielt Ihnen die Daten direkt per Schnittstelle in Ihre Software.

Als Orientierung: Hausverwaltungen, die mit Conlivo arbeiten, können ihre Kosten für die Heizkostenabrechnung pro Einheit und Jahr gegenüber dem bisherigen Messdienstleister je nach Ausgangslage spürbar senken, in vielen Fällen um mehr als zwei Drittel. Der konkrete Wert ergibt sich aus der individuellen Bestandsanalyse.

Der Rechner multipliziert die Zahl Ihrer Einheiten mit der Differenz zwischen dem bisherigen Dienstleisterpreis und den neuen Softwarekosten pro Einheit.

Das Ergebnis ist eine erste Orientierung, keine verbindliche Kalkulation. Ihr tatsächliches Potenzial hängt auch von weiteren Faktoren ab, beispielsweise der vorhandenen Funkinfrastruktur, Ihrem Gerätepartner, dem Preis, den Sie für die Abrechnung tatsächlich ansetzen, und dem Umfang der unterjährigen Verbrauchsinformation. Auf Wunsch erstellt Ihnen Conlivo eine kostenfreie, unverbindliche Bestandsanalyse, die Ihr Potenzial konkret beziffert.

Damit das Potenzial besser greifbar wird, lohnt sich ein Blick auf eine reale Bestandsanalyse. Das folgende Beispiel basiert auf den anonymisierten Ergebnissen einer Hausverwaltung mit 365 Liegenschaften und 6.254 Einheiten, deren Portfolio Conlivo vollständig analysiert hat.

Von den 6.254 Einheiten konnten 6.018 vollständig in die Vertragsdatenanalyse aufgenommen werden. Im Durchschnitt berechneten die bisherigen Messdienstleister im Portfolio 79 Euro netto pro Einheit und Jahr. Dieser Wert ist die Orientierungsgröße für den möglichen Zusatzgewinn, sobald die Verwaltung die Abrechnung selbst übernimmt.

Hochgerechnet auf 6.018 Einheiten ergibt sich daraus folgendes Bild: Bei einem Durchschnittspreis von 79 Euro netto pro Einheit erzielt die Verwaltung einen Jahresumsatz von 475.422 Euro. Davon werden Plattform- und Servicekosten für Software, Gateway und Datenweiterleitung in Höhe von 142.480,20 Euro abgezogen.

Unter dem Strich verbleiben in diesem Portfolio 332.941,80 Euro netto pro Jahr bei der Hausverwaltung. Das entspricht einer Marge von rund 70 Prozent auf den erzielten Umsatz und einem effektiven Zusatzgewinn von rund 55 Euro netto pro Einheit. Bei einem Portfolio dieser Größe ist das eine relevante zusätzliche Einnahme, die bislang komplett beim externen Messdienstleister gelandet wäre. Wenn die Hausverwaltung ihre Heizkosten selbst abrechnet, kann sie diesen Ertrag jedoch im eigenen Haus halten.

Die Marge ist am Anfang oft der Grund, warum sich Hausverwaltungen für die Selbstabrechnung interessieren. Doch nach meiner Erfahrung ist es in den meisten Fällen eher der Effizienzgewinn, der letztendlich den Ausschlag gibt, weshalb Hausverwaltungen tatsächlich zur Selbstabrechnung wechseln.

• Sie haben alle Abrechnungen in einer Software: Alle Heizkostenabrechnungen entstehen in derselben Software und greifen auf denselben Datenbestand zu. Das macht den Ablauf übersichtlich und einheitlich.

• Sie bestimmen den Abrechnungszeitpunkt: Sobald Verbrauchs- und Kostendaten vorliegen, können Sie abrechnen. Das erleichtert Jahresabrechnung und Einladung zur Eigentümerversammlung, und wer früher abrechnet, hat mehr Spielraum bei der Terminkoordination.

• Sie können Rückfragen direkt beantworten: Fragen zur Abrechnung erreichen ohnehin zuerst die Verwaltung. Liegen alle Daten im eigenen System, lässt sich ein auffälliger Monatsverbrauch unmittelbar nachsehen und beantworten.

• Sie können Abrechnungen jederzeit korrigieren: Eine erstellte Abrechnung lässt sich jederzeit neu erzeugen. Ein spät gemeldeter Nutzerwechsel oder eine nachträglich angepasste Brennstoffrechnung ist in wenigen Schritten korrigiert. 

• Sie halten gesetzliche Vorgaben automatisch ein: Unterjährige Verbrauchsinformation (uVI), CO2-Kostenaufteilung, Pflichtangaben und Jahresvergleich berücksichtigt die Software automatisch und prüft jedes Ergebnis auf Plausibilität.

• Sie erschließen eine neue Einnahmequelle: Wer die Abrechnung selbst erstellt, kann sie als eigene Leistung gegenüber den Eigentümern berechnen. Die Wertschöpfung bleibt dabei im eigenen Haus.

Nennenswerte Anfangsinvestitionen entstehen im Grunde nicht. Wenn Sie beispielsweise die Software von Conlivo nutzen, fallen die Kosten für Software und Datenübertragung erst an, wenn die ersten Heizkostenabrechnungen tatsächlich versendet werden, da pro Einheit und Jahr abgerechnet wird.

Conlivo unterstützt Sie auch bei der Einrichtung der Software und bietet Ihnen auf Wunsch auch eine kostenlose Bestandsanalyse an, die Ihr Potenzial konkret beziffert und Ihnen aufzeigt, in welchen Liegenschaften sich die Umstellung zur Selbstabrechnung besonders lohnt.

Das Gerätemanagement bleibt im besten Fall beim Messdienstleister, da die Selbstabrechnung nur den Vertrag zur Erstellung der Heizkostenabrechnung betrifft.

Nach dem Onboarding reduziert sich der Aufwand der Selbstabrechnung im Wesentlichen auf die Prüfung und Freigabe der Abrechnungen. Stammdaten und Nutzerwechsel werden in Zukunft nur noch in einem einzigen Portal gepflegt und können über Schnittstellen automatisiert mit dem eigenen ERP und CRM synchronisiert werden.

Manche Hausverwaltungen stehen der Selbstabrechnung immer noch skeptisch gegenüber. Sie sei „zu aufwändig“ oder „rechne sich nicht“, heißt es dann oft. Die meisten dieser Einwände stammen jedoch aus einer Zeit mit manueller Ablesung, starrer Technik und wenig ausgereifter Software.

Seither haben sich die Rahmenbedingungen aber grundlegend verändert. Neu verbaute Zähler müssen heute gesetzlich vorgeschrieben schnittstellenoffen und fernablesbar sein, und auch die Abrechnungssoftware hat sich deutlich weiterentwickelt. Damit entfällt der Aufwand, der früher mit der Selbstabrechnung verbunden war, etwa eigene Zähler anzuschaffen oder Ablesetermine zu koordinieren. Das ist heute nur noch in absoluten Ausnahmefällen nötig.

Sind funkfähige Zähler installiert, lassen sich die Verbrauchsdaten heute per Gateway automatisch auslesen, und die Software übernimmt anschließend die Aufschlüsselung der Verbrauchsdaten, die CO2-Aufteilung, die Prüfung der Pflichtangaben und die Erstellung des Jahresvergleichs. Es gibt im Grunde nur einen einmaligen Umstellungsaufwand. Aber ist der Prozess einmal eingerichtet, erleichtert er die Heizkostenabrechnung erheblich.

In diesem Artikel gehe ich noch einmal im Detail auf die verschiedenen Einwände gegen die Selbstabrechnung ein und bewerte, wie viel Substanz sie heute noch haben.

Sie müssen diese Schritte nicht allein gehen. Mit dem kostenlosen Wechsel-Service übernimmt Conlivo auf Basis einer Vollmacht die Vertragsanalyse Ihrer Liegenschaften, überprüft die verbauten Geräte, ob sie über das Gateway ausgelesen werden können, holt bei Bedarf ein Angebot für die Neuausstattung mit Zählern von Partner-Messdienstleistern ein, bereitet die Kündigung und die vollständige Einrichtung der Software für Sie vor.