Stefan Buhl rechnet die Heizkosten mit Conlivo selbst ab

Die Buhl Immobilien GmbH ist sowohl als Makler als auch als Hausverwaltung tätig. Die Heizkosten rechnete das Unternehmen bisher über klassische Messdienstleister ab. Seine Mitarbeiter pflegten die Daten im jeweiligen Portal des Messdienstleisters und erhielten einmal im Jahr eine fertige Abrechnung zurück. 

Die Selbstabrechnung kam für Stefan Buhl lange nicht infrage, obwohl ihn das Thema schon länger beschäftigte. Der Grund war die Software. Sein Unternehmen arbeitet mit modernen, cloudbasierten Lösungen. Die Programme für die Heizkostenabrechnung waren damals meist klassische On-Premise-Software und dazu ziemlich komplex. Sie passten nicht zu den übrigen Systemen im Haus.

Mit Conlivo fand Stefan Buhl eine cloudbasierte Lösung für die Heizkostenabrechnung, die zu seinen übrigen Systemen passt. Für Stefan Buhl war damit klar, dass jetzt der richtige Zeitpunkt für den Wechsel gekommen ist. 

Seine Verwaltung erstellt die Betriebskostenabrechnung ohnehin selbst. Mit der neuen Software kann sie nun auch die Heizkostenabrechnung im selben Arbeitsschritt erledigen und ist dafür nicht mehr auf den externen Messdienstleister angewiesen. Das vereinfacht die internen Abläufe, weil die Heizkostenabrechnung mit wenigen Klicks sofort vorliegt und auch Korrekturen und Änderungen jederzeit eingepflegt werden können. 

Die Software übernimmt dabei den größten Teil der Arbeit, prüft die Abrechnung auf Plausibilität und unterstützt die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Tiefes Spezialwissen ist dafür nicht nötig. Wer die Betriebskostenabrechnung beherrscht, kennt die Grundzüge bereits, und bei komplizierten Fällen hilft der Conlivo-Support. 

Außerdem kann die Verwaltung die Abrechnung nun als eigene Leistung berechnen, was zusätzliche Erträge bringt.

Stefan Buhl stellt die Heizkostenabrechnung derzeit auf die Selbstabrechnung mit Conlivo um. Dabei verteilen sich die Aufgaben neu. Der bisherige Messdienstleister bleibt für die Geräte in den Gebäuden zuständig und gibt Buhl den Zugang zu den Zählerdaten frei. Kleine Funkempfänger, sogenannte Gateways, lesen die Zähler mit offener Schnittstelle automatisiert aus und senden die Daten an die Software von Conlivo, in der Buhl die Heizkostenabrechnung selbst erstellt. 

Der Aufwand fiel geringer aus, als Buhl erwartet hatte, denn seine Mitarbeiter kannten die Grundzüge der Heizkostenabrechnung bereits. Schwierigkeiten gab es lediglich am Anfang. Einige Messdienstleister gaben den Zugang zu den Zählerdaten zunächst nur zögerlich frei, und es dauerte eine Weile, bis alle Zähler korrekt in der Software ankamen. Inzwischen läuft die Umstellung weitestgehend reibungslos.

Bisher lief die Heizkostenabrechnung über den Messdienstleister. Bei Rückfragen oder Unstimmigkeiten musste die Verwaltung dort nachhaken. 

Heute laufen Zählerdaten und Abrechnung in einer Software zusammen, auf die die Verwaltung direkt zugreift. Datenfehler fallen Stefan Buhl dadurch sofort auf, und er kann unmittelbar reagieren, ohne den Umweg über den Dienstleister.

Das Gerätemanagement möchte Stefan Buhl bewusst beim Messdienstleister belassen. Dazu gehören die Installation, der Austausch und die korrekte Zuordnung der Geräte. Aus Sicht von Buhl sind das technische Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft einer Hausverwaltung zählen.  

Wer das Gerätemanagement übernimmt, muss in Hardware investieren, die Installation kontrollieren und ein bestimmtes Service-Level sicherstellen. Für Verwaltungen bis etwa 10.000 Einheiten steht dieser Aufwand nach seiner Einschätzung nicht im Verhältnis zum Nutzen.  

Deshalb sollte jeder bei seinen Kernkompetenzen bleiben. Die Dienstleister kennen sich mit Infrastruktur und Technik aus, die Verwaltung mit Abrechnung und kaufmännischen Aufgaben.

Stefan Buhl geht davon aus, dass künftig mehr Verwaltungen die Heizkosten selbst abrechnen werden. Zugleich erwartet er, dass es weiterhin Verwaltungen geben wird, die die Abrechnung extern vergeben.  

Anderen Verwaltungen kann Stefan Buhl dennoch nur empfehlen, die Selbstabrechnung zumindest einmal auszuprobieren. Dafür müsse man nicht den gesamten Bestand auf einmal umstellen, sondern könne mit einigen Liegenschaften beginnen und bei Bedarf zum bisherigen Modell zurückkehren.