Interview mit Stefan Buhl zur Selbstabrechnung der Heizkosten

Zur Person: Stefan Buhl, Jahrgang 1977, ist seit 2003 in der Immobilienverwaltung tätig und war von 2007 bis Anfang 2025 Geschäftsführer der KRASEMANN Immobilien Gruppe in Hannover. Daneben führt er als Geschäftsführer die Buhl Immobilien GmbH, ein Familienunternehmen mit Sitz in Panketal bei Berlin.

Zum Unternehmen: Buhl Immobilien ist ein seit über 35 Jahren bestehendes Familienunternehmen, das als Makler und Hausverwalter in der Region Barnim sowie in Berlin und Hannover tätig ist.

Jörn: Herr Buhl, wie viele Einheiten verwalten Sie aktuell?

Buhl: Wir haben aktuell knapp 1.000 Einheiten in der Verwaltung. Gerade integrieren wir, insbesondere mit der neuen Technik, die nächsten 500 Einheiten.

Jörn: Und wie haben Sie Ihre Heizkosten bisher abgerechnet?

Buhl: Bisher haben wir die Heizkosten klassisch abgerechnet, mit den üblichen Messdienstleistern, ohne jetzt alle Namen zu nennen. Klassisch bedeutet, dass die Daten über Schnittstellen an die ERP-Software geliefert wurden und wir anschließend eine Abrechnung zurückbekommen haben.

Jörn: Warum gehen Sie gerade jetzt den Weg in die Selbstabrechnung?

Buhl: Wer mich kennt, weiß, dass mich das Thema schon länger umtreibt. Wir liefern die Daten ohnehin schon in die Portale der Messdienstleister und erstellen die Betriebskostenabrechnung. Der eigentliche Vorgang der Heizkostenabrechnung kann daher nicht so kompliziert sein, dass man ihn nicht selbst vornehmen könnte. Und dann ist es eine sehr gute Quelle für zusätzliche Erträge einer Hausverwaltung.

Jörn: Was hat Sie bislang von der Selbstabrechnung der Heizkosten abgehalten? 

Buhl: Bisher war das für uns eher eine Frage der Softwarequalität. Die Software, die man für die Heizkostenabrechnung brauchte, war komplex und stammte noch aus der alten Welt. Wir arbeiten sonst nur mit cloudbasierter, webbasierter Software. Die alte Abrechnungssoftware passte da nicht hinein, und genau das hat uns bisher davon abgehalten, sie zu nutzen.

Jörn: Und was hat Sie jetzt am Ende doch überzeugt, in die Selbstabrechnung zu wechseln? 

Buhl: Jetzt gibt es zum ersten Mal eine Lösung mit Conlivo, mit der man cloudbasiert arbeiten kann. Dadurch wird die Selbstabrechnung der Heizkosten wirklich einfach. Man braucht niemanden mehr, der die Heizkostenabrechnung bis in die letzte Tiefe beherrscht, sondern kann sie neben der Betriebskostenabrechnung miterledigen.

Jörn: Beschreiben Sie mal, wie die Umstellung bei Ihnen gerade konkret abläuft.

Buhl: Es läuft gut. Die üblichen Schwierigkeiten gibt es natürlich, denn einige der alten Dienstleister geben die Daten nicht so einfach heraus. Eine besondere Herausforderung ist das Zusammenspiel, wenn wir die alten Zähler weiternutzen wollen. Wir wollen die Hardware nicht selbst betreiben, sondern nur die Abrechnung darauf aufsetzen. Bis sich das eingespielt hat und alle Daten an der richtigen Stelle transformiert beziehungsweise transportiert sind, war das eine echte Herausforderung.

Jörn: Lassen Sie uns mal einen Blick auf das große Ganze werfen. Welche Rolle spielt die Selbstabrechnung in Ihrer Digitalisierungsstrategie?

Buhl: Die Selbstabrechnung der Heizkosten hat für mich gar nicht so viel mit Digitalisierung zu tun, sondern vor allem mit einer Geschwindigkeitsanpassung. Ich kann selbst entscheiden, wann meine Heizkostenabrechnung fertig ist, ich bin Herr über meine Daten. Es geht also nicht nur um Digitalisierung, sondern auch um Datenhoheit und vor allem um Geschwindigkeit.

Jörn: Versuchen Sie mal ehrlich zu schätzen: Wie viel Aufwand bedeutet die Umstellung für Ihr Team und für Sie tatsächlich?

Buhl: Der Aufwand ist überschaubar. Ich habe den Vorteil, gute Abrechner zu haben, die die Grundzüge der Abrechnung kennen. Der Aufwand besteht eher aus ein bisschen Papierarbeit, also Verträge unterschreiben und an die richtigen Daten kommen. Insgesamt kann ich nur sagen: Wer eine gute Abrechnung und eine gute Buchhaltung im Haus hat, muss die Selbstabrechnung wählen.

Jörn: Hatten Sie denn mit mehr oder mit weniger Aufwand beim Wechsel in die Selbstabrechnung gerechnet?

Buhl: Mit weniger, würde ich sagen.

Jörn: Wie macht sich denn der Umstieg im Verwaltungsalltag bisher bemerkbar?

Buhl: Er macht sich bemerkbar, weil ich keine Schnittstellen mehr habe wie vorher. Früher musste ich irgendwo anrufen und nachfragen, warum es bei der Abrechnung hakt oder was noch fehlt. Jetzt sehe ich meine Daten, ich sehe Datenfehler und kann sofort reagieren. Ich habe quasi in Echtzeit jederzeit Zugriff auf meine Abrechnung und meine Daten. Damit bin ich wieder beim Zeitgewinn und vor allem beim Effizienzgewinn.

Jörn: Was erhoffen Sie sich von der Selbstabrechnung für Ihren Arbeitsalltag?

Buhl: Es geht mir gar nicht so sehr um den Arbeitsalltag, sondern um die Rentabilität der Hausverwaltung. Der zweite Teil ist neben der Rentabilität die Geschwindigkeit beziehungsweise die Reaktionsfähigkeit, weil ich die komplette Abrechnungsstrecke selbst kontrollieren kann. Doch die Rentabilität ist das A und O. Wenn man am Ende sieht, wie hoch der Gebührenaufwand für die Heizkostenabrechnung war, und das ins Verhältnis zu den Verwaltergebühren setzt, ist das schon ein nennenswerter Beitrag.

Jörn: Wie wird sich Ihrer Erwartung nach die Zusammenarbeit mit den Messdienstleistern durch die Selbstabrechnung der Heizkosten verändern?

Buhl: Ich glaube, es wird sich teilen. Es wird Unternehmen geben, die sagen, sie machen das genauso wie wir, sie wollen selbst abrechnen und die zusätzlichen Erträge generieren. Da wird es eine Professionalisierung geben, weil alle Hausverwalter, die selbst abrechnen wollen, trotzdem keine Lust auf die Geräteausstattung haben. Die Geräte bleiben also ganz klar bei den klassischen Betreibern beziehungsweise den klassischen Dienstleistern, der Rest der Abrechnung findet im Haus statt. Sicherlich wird es aber weiterhin einen Markt geben, auch für die Hausverwaltungen, die sagen, damit wollen sie gar nichts zu tun haben.

Jörn: Beim Umstieg zur Selbstabrechnung der Heizkosten stehen für viele Hausverwaltungen vor allem die Arbeitserleichterung und neue Umsatzpotenziale im Fokus. Welcher Vorteil überwiegt für Sie, und warum?

Buhl: Ich kann gar nicht sagen, dass es der eine oder der andere ist. Am Ende ist es in meiner Welt und in meiner Vorstellung ganz klar die Profitabilität. Ich kann ohne großen Zusatzaufwand meine Rendite und meinen Umsatz in der Hausverwaltung steigern, weil der Aufwand relativ gering und die Komplexität für einen guten Abrechner überschaubar ist. Er weiß, wie das geht. Am Ende ist für alle der Dreisatz gleich. Der zweite Vorteil ist nicht ganz so groß, aber trotzdem nicht zu unterschätzen, nämlich dass ich immer direkten Zugriff und die Kontrolle über die gesamte Abrechnungsstrecke habe.

Jörn: Warum ist Ihnen ausgerechnet dieser Vorteil wichtig?

Buhl: Das Ziel von uns allen ist, Kapazitäten freizuräumen, um wieder Objekte zu betreuen. Gleichzeitig haben wir alle mit gestiegenen Kosten zu tun, das heißt, wir brauchen mehr Umsatz und mehr Rentabilität in der Hausverwaltung. Das erreicht man zum einen über Arbeitseinsparung und Geschwindigkeit. So haben die Mitarbeiter wieder mehr Zeit, sich wirklich um die Objekte zu kümmern, und die Kosten werden nicht schon im Zuge der Abrechnung verbraucht.

Jörn: Gibt es denn Aufgaben, die Sie weiterhin beim Messdienstleister lassen möchten?

Buhl: Ja. Wie ich schon gesagt habe, möchte ich mich nicht mit Hardware auseinandersetzen und die Investments nicht selbst tragen. Ich möchte einfach die technische Strecke nutzen, die ich dann abfrage. Für Themen wie Zuverlässigkeit, Installation und Austausch, insbesondere die korrekte Installation und Zuordnung, brauchen wir weiterhin die Messdienstleister, und das ist auch gut so.

Jörn: Warum möchten Sie genau diese Aufgaben beim Messdienstleister lassen?

Buhl: Weil das ein Stück weit aus der Welt der Hausverwaltung herausgeht. Dann wird es technisch, dann brauche ich wieder andere Dienstleister, ich muss die Installation kontrollieren und das Service-Level halten. Für eine kleinere Hausverwaltung, sagen wir bis 10.000 Einheiten, steht der Aufwand nicht im Verhältnis zu dem, was man dafür leisten müsste. Jeder sollte bei seinen Kernthemen bleiben und vor allem bei seinen Fähigkeiten, denn die Fähigkeiten sind getrennt. Die einen können Infrastruktur und Technikausstattung, wir können Abrechnungen und die ganzen kaufmännischen Themen.

Jörn: Zum Schluss: Was raten Sie Hausverwaltungen, die über den Wechsel zur Selbstabrechnung nachdenken?

Buhl: Mut. Und Vertrauen in die neuen digitalen Lösungen, die vieles einfacher machen. Einfach mal ausprobieren. Man muss nicht immer gleich den ganzen Bestand wechseln, man kann erstmal mit 12 Objekten versuchen. Dann hat man immer noch die Chance, zurückzugehen. Aber einfach mutig sein.

Wie die Umstellung bei Buhl Immobilien im Alltag aussieht, lesen Sie in der hier.