Heizkostenabrechnung selbst erstellen. Abläufe, Effizienz und Zeitersparnis

Wenn die Heizkostenabrechnung an externe Dienstleister ausgelagert ist, ist die Erfassung der Verbrauchsdaten oft der zeitintensivste Teil des Prozesses. Der Messdienstleister liest die Zähler aus und übergibt die Daten anschließend an seine eigene Abrechnungssoftware. Bis die Abrechnung daraus entsteht, vergehen oft Wochen, manchmal Monate.

In der Selbstabrechnung mit Conlivo entfällt das vollständig. Das Conlivo-Gateway liest die in der Liegenschaft verbauten interoperablen Zähler automatisch aus und übermittelt die Daten direkt in die Software. Die Hausverwaltung muss keine Termine koordinieren, keine Ableseaufträge erteilen und nicht auf die Rücksendung von Datensätzen warten. Die Verbrauchsdaten sind verfügbar, sobald sie entstanden sind.

Falls in einer Liegenschaft Zähler verbaut sind, die nicht über das Gateway ausgelesen werden können, übernimmt Conlivo die Anbindung an einen Partner-Messdienstleister. Dieser liest die Geräte aus und übermittelt die Daten via API direkt an Conlivo. Auch in diesem Fall bleibt der Datenfluss vollständig digital.

Im klassischen Modell pflegt die Hausverwaltung ihre Liegenschafts-, Eigentümer- und Einheitenstammdaten in der eigenen Verwaltungssoftware. Parallel dazu hält der Messdienstleister einen Teil dieser Daten in seinem eigenen System. Adressänderungen, Eigentümerwechsel oder Anpassungen am Verteilerschlüssel müssen an beide Stellen kommuniziert werden. Fehler und Verzögerungen entstehen meist genau an dieser Schnittstelle.

Conlivo schließt diese Lücke durch eine direkte Anbindung an die bestehende ERP- oder CRM-Software der Hausverwaltung, beispielsweise für Domus, Aereon, Impower und Easimo. Stammdaten, Objektinformationen und abrechnungsrelevante Daten fließen automatisch in die Conlivo-Software. Eine doppelte Pflege ist nicht erforderlich. Wer bestimmte Werte dennoch manuell erfassen oder anpassen möchte, behält jederzeit die Möglichkeit dazu. Die Software lässt beide Wege offen.

Für die laufende Arbeit bedeutet das: Eine Adressänderung im ERP wirkt auch in der Heizkostenabrechnung. Ein neuer Eigentümer im CRM erscheint auch in der nächsten UVI. Was bisher zwei Eingaben waren, ist jetzt nur noch eine.

Die wohl spürbarste Veränderung im Tagesgeschäft betrifft die Geschwindigkeit. Im klassischen Modell beginnt die Abrechnung mit dem Datenexport an den Messdienstleister und endet mit der Rücksendung der fertigen Abrechnungen. Dazwischen liegen typischerweise mehrere Wochen oder Monate, in denen die Verwaltung keinen direkten Zugriff auf den Prozess hat.

In der Selbstabrechnung mit Conlivo entsteht die Heizkostenabrechnung in Sekunden. Die Verbrauchswerte der Zähler werden über das Gateway tagesaktuell ermittelt, die Stammdaten sind im ERP ohnehin gepflegt, und die Software setzt beides automatisch zur fertigen Abrechnung zusammen. Die Abrechnungserstellung ist damit nur noch ein Knopfdruck.

Die eigentliche Fachlogik übernimmt die Conlivo-Software im Hintergrund. Dazu gehören:

• Plausibilisierung der Verbrauchswerte,

• Erkennen und Korrigieren typischer Datenfehler,

• Bildung von Schätzwerten bei fehlenden oder unplausiblen Ablesungen,

• Berücksichtigung von Nutzerwechseln innerhalb des Abrechnungszeitraums,

• Anwendung des hinterlegten Verteilerschlüssels nach Heizkostenverordnung,

• Gradtagszahlenkorrektur bei unterjährigen Wechseln, die Aufteilung der CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter nach Gebäudeklasse,

• automatischer Jahresvergleich gegenüber dem Vorjahresverbrauch,

• Ergänzung der gesetzlich vorgeschriebenen rechtlichen Hinweise auf der Abrechnung, die Abgrenzung von Heiz- und Warmwasserkosten,

• Behandlung von Leerständen sowie die korrekte Berechnung gemischt genutzter Einheiten und viele weitere Beispiele.

Die genannten Punkte sind nur ein Auszug. Was im klassischen Modell als Spezialwissen beim Messdienstleister liegt, ist in der Software regelbasiert abgebildet und läuft mit jeder Abrechnung mit.

Die Wartezeit auf den Dienstleister entfällt vollständig. Die Abrechnung kann zu dem Zeitpunkt erstellt werden, der für die Verwaltung sinnvoll ist, nicht zu dem Zeitpunkt, der für den Dienstleister terminlich passt.

Eigentümerversammlungen können früher mit fertigen Abrechnungen geplant werden, Nachzahlungen oder Gutschriften erreichen die Eigentümer zeitnäher zum Abrechnungszeitraum und der gesamte Jahresabschluss der Verwaltung gewinnt an Planungssicherheit.

Stellen Sie sich Frau M. vor, Verwalterin bei einer Hausverwaltung mit rund 80 Liegenschaften. Es ist ein Dienstagvormittag im Februar, und sie hat sich vorgenommen, die Heizkostenabrechnungen für ein WEG-Objekt mit 24 Einheiten abzuschließen.

Im klassischen Modell hätte das ungefähr so ausgesehen: Frau M. fragt zunächst beim Messdienstleister nach, ob die Ablesung in der Liegenschaft überhaupt schon stattgefunden hat. Sie übermittelt die nötigen Stammdaten und Kosten an den Dienstleister und legt sich eine Wiedervorlage für zwei Wochen an.

Nach zwei Wochen: keine Abrechnung. Stattdessen ruft ein Eigentümer an und fragt, wann die Eigentümer mit der Einladung zur Versammlung rechnen dürfen. Frau M. vertröstet ihn und wählt das Kundencenter des Messdienstleisters an. Warteschleife. Auf Nachfrage keine konkrete Rückmeldung. Nur die Bestätigung, dass die Kosten eingegangen sind. Erneute Wiedervorlage für zwei Wochen.

Nach insgesamt vier Wochen ist die Abrechnung schließlich da. Was nun bleibt, ist die Ungewissheit: Stimmt sie? Wurden die Nutzerwechsel korrekt berücksichtigt? Und wie viele Korrekturen werden in den kommenden Monaten noch nötig sein, die jedes Mal einen neuen Auftrag beim Dienstleister bedeuten?

Mit Conlivo läuft das anders. Frau M. öffnet die Liegenschaft in der Software. Die Verbrauchswerte für das Abrechnungsjahr sind bereits vollständig vorhanden, weil das Gateway sie tagesaktuell ausgelesen hat. Die Stammdaten kommen aus dem ERP, in dem sie ohnehin gepflegt werden. Ein Klick auf „Abrechnung erstellen“. Wenige Sekunden später liegt die fertige Abrechnung für alle 24 Einheiten vor.

Im Hintergrund hat die Software dabei mehr getan, als nur Zahlen zu addieren. Sie hat die Verbrauchswerte plausibilisiert, einen Nutzerwechsel in Wohnung 14 korrekt zugeordnet, die CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt, den Jahresvergleich zur Vorperiode beigefügt und die gesetzlich vorgeschriebenen Hinweise auf der Abrechnung ergänzt. Frau M. prüft die Abrechnung, stellt fest, dass alles stimmt, und gibt sie frei. Die Eigentümer erhalten ihre Unterlagen wenige Tage später.

Der gesamte Vorgang, vom Öffnen der Liegenschaft bis zur Freigabe, ist innerhalb weniger Minuten erledigt.

Ein Punkt, der in der Praxis häufig unterschätzt wird, sind Korrekturen. Im klassischen Modell ist jede nachträgliche Anpassung an einer fertig erstellten Abrechnung ein neuer Vorgang beim Messdienstleister. Eine falsch zugeordnete Einheit, ein fehlerhafter Schlüssel, eine späte Stammdatenänderung: All das löst weitere Aufträge aus, die Zeit kosten und in vielen Fällen zusätzliche Gebühren auslösen.

In der Selbstabrechnung mit Conlivo erfolgen Korrekturen direkt in der eigenen Software. Eine Änderung ist innerhalb von Minuten umgesetzt und sofort in der korrigierten Abrechnung sichtbar. Kein neuer Auftrag, keine Wartezeit, keine Zusatzkosten.

Auch unterjährige Sonderfälle wie Mieter- oder Eigentümerwechsel mit Zwischenabrechnungen lassen sich auf demselben Weg erledigen. Die Verwaltung bleibt handlungsfähig, statt auf einen externen Dienstleister angewiesen zu sein.

Wenn Datenfluss, Stammdatenpflege und die unterjährige Verbrauchsinformation weitgehend automatisch laufen, stellt sich die berechtigte Frage, was eigentlich noch von der Verwaltung selbst kommen muss.

Der laufende Aufwand in der Selbstabrechnung besteht im Wesentlichen darin, die von der Software erzeugte Abrechnung zu prüfen und freizugeben. Die fachliche Verantwortung bleibt bei der Verwaltung. Die operative Last wandert in die Software.

Daraus ergibt sich eine neue Arbeitsverteilung: weniger manuelles Erfassen, weniger Warten, weniger Schnittstellenpflege. Mehr Zeit für Eigentümerkommunikation, Versammlungen und Themen, die durch Automatisierung nicht ersetzt werden können.